Бесплатный шаблон Excel для проката авто: брони, парк, залоги, платные дороги и штрафы

Что внутри бесплатного шаблона Excel для проката авто

Файл — одна книга .xlsx без макросов: лист «Начало» с короткой инструкцией и шесть рабочих листов. Свои данные пишите в белые ячейки. В серых — формулы: они защищены, но пароля нет.

В системе проката клиенты, оплаты, расходы, касса и счета — отдельные списки. В шаблоне клиент — это имя в строке брони, без столбцов для телефона и номера водительских прав, оплата — одна ячейка, а печатной формы счёта нет. Где этого перестаёт хватать, показывает последний раздел.

Для проката вне ОАЭ берите общий файл. Валюта из «Настроек» — подпись в «Сводке», суммы листы не пересчитывают. Налог в общем файле выключен. Если он у вас есть, впишите ставку и название налога: название станет заголовком столбца налога в «Бронях». Там же выбирается способ счёта дней.

В файле нет функций, которые по списку функций Excel у Microsoft появились только в Excel 2019 и 2021. Нет и DATEDIF: Microsoft предупреждает, что в некоторых случаях она может считать неверно, поэтому дни файл считает вычитанием дат. Оставаться на старом Excel мы не советуем: Microsoft прекратила поддержку Office 2016 и Office 2019 14 октября 2025 года.

Формулы мы проверили пересчётом в LibreOffice 24.2. В настольном Excel и в Google Таблицах файл не проверяли.

В файле хранятся формулы без результатов: программа считает их, когда открывает файл. Просмотр без пересчёта, например в мессенджере или почте, может показать серые столбцы пустыми.

С чего начать:

1. Откройте «Настройки» и задайте валюту, ставку налога и способ счёта дней
2. Внесите свои машины на лист «Парк»
3. Очистите белые ячейки в строках-примерах: в «Заметках» у них стоит «пример», и пока он там, строка подсвечена серо-голубым
4. Вносите брони, а начисления — по мере того, как приходят выписки

Формулы работают только в своём диапазоне строк:

Дальше последней строки формулы не смотрят. Диапазоны записаны внутри формул, поэтому строка, скопированная ниже, их не расширяет. Нужно больше — снимите защиту листа и поправьте диапазоны в формулах.

Пока лист защищён, его можно фильтровать по строке заголовков, но нельзя сортировать, вставлять и удалять строки. Чтобы убрать ошибочную строку, очистите её белые ячейки.

Лист броней: как не выдать одну машину дважды

Одна строка — одна бронь. Когда клиент забирает машину, бронь становится арендой в той же строке, и это видно по столбцу «Статус». Машину вы выбираете из выпадающего списка, имя клиента вписываете, а «Выдачу» и «Возврат» вносите как дату и время, каждое в одну ячейку.

Бронь занимает машину на свои даты. Отменённая или возвращённая строка машину не занимает. Столбец «Проверка» сравнивает каждую строку с другими строками той же машины. Две брони пересекаются, если одна начинается не позже, чем кончается другая, а кончается не раньше, чем другая начинается; обе границы включительно. Тогда в обеих строках стоит «Пересечение». В листе ниже сдвиньте дату или поменяйте машину и следите за столбцом «Проверка».

У «Проверки» три ответа: «ОК», «Пересечение» и «Проверьте даты». Третий появляется, когда даты нет, она набрана или вставлена текстом или возврат раньше выдачи. В отменённой или возвращённой строке с правильными датами ячейка остаётся пустой.

Возврат в 10:00 и выдача той же машины в 10:00 — тоже пересечение, пока обе строки занимают машину. Как только первую аренду отметили «Возвращена», машину она больше не занимает, и пометка пропадает. Если машины у вас уходят встык, отмечайте возврат сразу, как машина вернулась. Две будущие брони, которые сходятся минута в минуту — возврат в 10:00 и следующая выдача в 10:00, — показывают «Пересечение», пока первую аренду не отметят «Возвращена», даже если до этого недели. Так и должно быть. Если пометка мешает, ставьте следующую выдачу на минуту позже: при выдаче ключей вы всё равно поправите «Выдачу» на фактическое время.

От столбца «Статус» зависят остальные листы. Значений у него четыре:

В строке одна пара дат. Отдельных столбцов для плановых и фактических времён в шаблоне нет, и первоначальная дата возврата не сохраняется. Чтобы продлить аренду, поменяйте «Возврат» — «Проверка» пересчитается сама. Столбцов для пробега, топлива и повреждений при выдаче и возврате тоже нет.

Дни считаются по переключателю в «Настройках»: сутками по 24 часа от времени выдачи или календарными датами включительно. Одну и ту же аренду эти способы считают по-разному. Машина уехала в 10:00 и вернулась в 10:00 через три дня — это 3 суток, но 4 календарные даты. При счёте сутками начатые сутки считаются целыми. Выберите тот способ, по которому считает ваш договор аренды.

Льготного времени в шаблоне нет. При счёте сутками машина, вернувшаяся на 20 минут позже, — это ещё одни сутки, а «Дни» — защищённая формула. Если за короткую задержку вы не берёте плату, проще всего поставить в «Возврат» договорное время, а фактическое записать в «Заметки». Начисления за эти минуты тогда получат «Вне аренды» — проверьте их вручную.

«Сумма аренды» — это дни, умноженные на цену за день из строки брони. Цена — без налога: столбец налога добавляет сверху ставку из «Настроек». Все три цены на листе «Парк» — за день, неделю и месяц — справочные. Ни одна формула их не читает, поэтому в каждую строку брони, и для длинной аренды тоже, впишите ту цену за день, о которой договорились.

Формулам нужны два условия. Номер брони — число и не повторяется; повтор лист подсвечивает. И среди аренд, то есть строк со статусом «Выдана» или «Возвращена», у одной машины не должно быть двух строк с одинаковым временем выдачи. Если такие есть, столбец «Дубль» пишет «Дубль» в обеих строках. Что это ломает, объясняет раздел о начислениях.

Парк: машины, страховка, регистрация и обслуживание

На листе «Парк» одна строка — одна машина: номер, марка, модель, год, цвет и VIN, цены за день, неделю и месяц, даты окончания страховки и регистрации, дата следующего обслуживания и ручной статус для машины в ремонте или на стоянке.

Номера с этого листа попадают в выпадающие списки на листах «Брони» и «Начисления». Выбирайте машину из списка, а не набирайте. Формулы находят аренду, только когда номер записан одинаково на обоих листах. Для них BB 69186 и BB69186 — две разные машины.

Три даты на листе «Парк» меняют цвет: окончание страховки, окончание регистрации и следующее обслуживание. Порог — число дней в «Настройках», в скачанном файле 60.

Платные дороги, парковки и штрафы: как найти аренду для каждого начисления

В Дубае, где мы построили систему для ALVI, проезды по платным дорогам, парковки и штрафы приходят на машину, а не на арендатора. Проезды и парковки привязаны к номеру и времени. Штрафы с радаров могут прийти, когда машина уже вернулась. Чтобы выставить проезд или штраф нужному клиенту, кто-то должен найти аренду, в которую он попал.

Каждое начисление — одна строка на листе «Начисления»: когда оно случилось (дата и время), машина, вид (платная дорога, парковка, штраф или другое), сумма и название — ворота, парковка или нарушение. Необязательный столбец «Сбор» — для суммы, которую вы берёте сверх выписки: «К оплате клиентом» складывает её с суммой начисления. В скачанном файле он пустой.

В столбце «Когда» нужны дата и время в одной ячейке, например 2026-10-12 14:30, как в «Выдаче» и «Возврате». Если в выписке они стоят в разных столбцах, сведите их в одну ячейку до вставки: когда дата в столбце A, а время в столбце B, формула =A2+B2 даёт одну ячейку; скопируйте результаты и вставьте их как значения. Прочтёт ли программа 03.04 как 3 апреля или как 4 марта, зависит от её языковых настроек, поэтому после вставки выписки сверьте пару строк. Время в выписке и время выдачи должны быть в одном часовом поясе. Время начисления, вставленное текстом, даёт «Проверьте даты» в своей строке. Дата, набранная текстом в «Выдаче» или «Возврате» на листе «Брони», даёт «Проверьте даты» во всех строках «Начислений», пока её не наберут заново.

Столбец «Бронь» ищет аренду по пяти правилам.

1. В расчёт идут только аренды той же машины — строки со статусом «Выдана» или «Возвращена»
2. Окно аренды — от «Выдачи» до «Возврата», обе границы включительно
3. Если машина ещё в аренде, окно тянется до «сейчас» — момента, когда файл пересчитан в последний раз
4. Формула берёт самую позднюю выдачу этой машины не позже начисления и проверяет, что начисление не позже возврата этой аренды
5. Начисление вне всех окон получает «Вне аренды» и к клиенту не относится

Пример: проезд в 14:20, а эта машина в тот же день в аренде с 10:00 до 18:00. В «Бронь» встанет номер этой аренды.

Файл пересчитывается при открытии. Если он открыт давно, закройте и откройте его заново, чтобы «сейчас» обновилось.

Две строки аренды одной машины с одинаковым временем выдачи ломают привязку. Без пометки файл выдал бы номер брони, которой в листе нет. Поэтому столбец «Дубль» на листе «Брони» помечает обе строки, а ячейка «Бронь» на листе «Начисления» показывает «Дубль», пока вы не уберёте одну из них.

У штрафа ещё четыре столбца:

Штраф относится к аренде по времени нарушения, даже если вы узнали о нём позже, поэтому в строке стоят обе даты. Штраф с отметкой «После возврата» не мог попасть в счёт, закрытый при возврате. Некоторые штрафы выписывают не на клиента, а на компанию как владельца машины. Если в «Кто платит» стоит «Компания», штраф не идёт в сумму клиента.

У пустого итога два смысла: «проверили, начислений нет» и «выписку ещё никто не вносил». В «Настройках» для каждого вида начислений есть дата «Выписка внесена по». Обновляйте её с каждой внесённой выпиской.

Залоги в Excel

На листе «Залоги» одна строка — один залог: номер брони, сумма, как вы его взяли (наличные, блокировка на карте, оплата картой или перевод), дата, когда взяли, дата и сумма возврата, сколько удержали и за что.

Лист считает, сколько залога ещё не вернули и не удержали: залог минус возвращённое и удержанное. Наличные, блокировки на карте, оплаты картой и переводы он складывает вместе, а способ виден в своём столбце. Строка подсвечивается, когда аренда в статусе «Возвращена», а залог не вернули дольше срока из «Настроек».

Срок возврата залога в «Настройках» в скачанном файле пустой. Числа мы не предлагаем. Возьмите его из своего договора аренды.

Сводка: загрузка машин и выручка за месяц

Лист «Сводка» открывается на текущем месяце. Чтобы посмотреть другой, введите любую его дату.

Выручка — это не полученные деньги: дат оплат в шаблоне нет. Аренда целиком попадает в месяц выдачи: 20 дней с выдачей 20-го числа идут в этот месяц, хотя часть дней приходится на следующий. Ещё сводка показывает даты «Выписка внесена по» из «Настроек» — по ним видно, насколько свежие начисления.

Шаблон для проката в ОАЭ: AED, НДС, Salik, DARB и TARS

Вариант для ОАЭ — та же книга, настроенная под прокат в Эмиратах.

НДС. Стандартная ставка — 5 % по федеральному декрету-закону № 8 от 2017 года; как пишет Минфин ОАЭ, она действует с 1 января 2018 года. Регистрация обязательна, когда облагаемые поставки и импорт за предыдущие 12 месяцев превысили 375 000 AED или, по ожиданиям, превысят эту сумму в ближайшие 30 дней. Добровольно зарегистрироваться можно от 187 500 AED. Оба порога — в исполнительном регламенте, сводная редакция сентября 2026 года. Ставка стоит отдельной ячейкой в «Настройках»: прокат без регистрации стирает её, и налог не начисляется. Зарегистрированный прокат вписывает свой налоговый номер в ячейку TRN в тех же «Настройках».

Salik и DARB. В файле для ОАЭ это виды начислений. Salik — платные ворота Дубая. С 1 июня 2026 года на проезды через них начисляется НДС 5 % — так пишет портал правительства ОАЭ. Поэтому сумму Salik вносите так, как она стоит в выписке оператора, и не добавляйте налог второй раз. Как перевыставлять эти суммы клиенту с точки зрения НДС — вопрос к вашему бухгалтеру.

TARS. Как описано в нашем гиде по RTA TARS, прокаты Дубая регистрируют свои договоры в портале RTA TARS. Для этого на листе «Брони» пять столбцов. Два из них, «Срок TARS» и «В TARS», есть только в файле для ОАЭ.

Когда в своём учёте и в TARS стоит один номер, договор легко сверить. Время начала в TARS — время из подписанного договора, поэтому в файле для ОАЭ ставьте это время в «Выдачу», когда отмечаете аренду «Выдана». 3 часа — окно, в котором прокаты Дубая работают на практике; как опубликованное правило RTA мы его не нашли.

Единый договор аренды. В марте 2026 года RTA сообщило, что единый договор запрещает не названные заранее сборы, например доплаты за проезд через платные ворота, и обязывает прокаты возвращать залог в установленный срок. В шаблоне это касается двух мест. Столбец «Сбор» на листе «Начисления» в скачанном файле пустой, и размер сбора мы не предлагаем. Срок возврата залога в «Настройках» тоже пустой: число берётся из вашего договора.

Бухгалтерский учёт. Правила FTA о ведении бухгалтерского учёта, действующие с 30 июля 2026 года, требуют полных и читаемых записей, открытых налоговой по запросу вместе с системой, где они хранятся, и с паролем, если файл им закрыт. Кого именно касается это решение, мы не разбирали, поэтому покажите этот абзац своему бухгалтеру.

Счёт за аренду: что даёт шаблон и что должно быть в налоговом счёте в ОАЭ

Покажите этот раздел своему бухгалтеру, прежде чем действовать. Здесь пересказ правил, а не налоговая консультация.

Печатной формы счёта в шаблоне нет. Он даёт цифры, которые нужны для счёта: сумму аренды, налог, начисления и залог.

Если прокат зарегистрирован по НДС, для обычной аренды состав налогового счёта задаёт статья 59 исполнительного регламента к закону об НДС, сводная редакция сентября 2026 года. В упрощённом налоговом счёте реквизитов меньше. TRN в таблице — налоговый регистрационный номер.

Если суммы пересчитаны из другой валюты, в налоговом счёте нужен ещё и курс.

Упрощённый налоговый счёт допустим, когда клиент не зарегистрирован по НДС или зарегистрирован, но сумма не выше 10 000 AED. Регламент ставит два ограничения: FTA может всё равно потребовать полный налоговый счёт, а упрощённая форма не применяется там, где счёт должен быть электронным.

Налоговый счёт нужно выставить в течение 14 дней с даты поставки, упрощённый — в день поставки. Что считать датой поставки при аренде, мы не разбираем: спросите бухгалтера.

Электронные счета. Бизнес с выручкой ниже 50 млн AED назначает аккредитованного провайдера к 31 марта 2027 года и внедряет систему электронных счетов к 1 июля 2027 года — так сказано в решении министра № 244 от 2025 года. Продажи частным лицам, которые не ведут бизнес, остаются вне системы, пока министр не решит иначе.

Регистрация по НДС вопрос не снимает. Решение № 243 распространяется на любого, кто ведёт бизнес в ОАЭ, кроме исключений из его статьи 4; аренды авто среди них нет. Электронным решение называет счёт, который выставлен, передан и получен в структурированном электронном формате, поэтому счёт, набранный в Excel или сохранённый в PDF, электронным не считается. С переходом на электронные счета, как сказано в руководстве Минфина, счета в PDF и на бумаге от бизнеса без регистрации по НДС должны быть заменены электронными.

Итог: прокату с выручкой ниже 50 млн AED, который выставляет счета компаниям, к этим датам понадобится провайдер — с регистрацией по НДС или без неё.

Могут ли двое работать в одном файле Excel одновременно?

Файл, отправленный в мессенджере, у каждого, кто его открыл, становится отдельной копией. Забронируйте одну и ту же свободную машину в обеих копиях и посмотрите, что будет, когда приедут оба клиента.

В общем онлайн-файле копий нет. Смогут ли двое править его одновременно, зависит от того, где он лежит:

Данные в таблице взяты из справки Microsoft (совместная работа, ошибка «файл заблокирован») и из справки Google. В настольном Excel совместная работа требует версии по подписке Microsoft 365; в Excel для браузера она тоже есть. Если файл лежит в OneDrive или SharePoint в Microsoft 365, автосохранение показывает чужие правки за секунды. В Excel для Microsoft 365 прошлые версии открываются в меню «File», раздел «Info», пункт «Version History» — так они называются в английском интерфейсе.

Google пишет, что файл Excel можно править прямо в Google Таблицах вместе с другими. История версий показывает, кто менял файл, а восстановление прошлой версии стирает историю правок по ячейкам до момента восстановления.

Общий доступ не защищает от двух броней на одну машину: два менеджера могут вписать их в один лист. Такие строки пометит столбец «Проверка».

Когда таблицы уже мало

Размер парка таблице не помеха: лист Excel вмещает 1 048 576 строк, а Google допускает в таблице до 20 млн ячеек или 100 МБ. Раньше всего не выдерживает порядок работы: копии, ручной ввод, оплаты. Одни строки ниже — пределы любой таблицы, другие — пределы этого шаблона.

Когда появляются эти признаки, посмотрите на систему, в которой начисления сами ложатся на нужную аренду. Какие системы для проката мы делаем в Дубае — на странице об ОАЭ, а как такая система устроена у ALVI — в кейсе. Как договоры попадают в TARS — в нашем гиде по RTA TARS.